• 12 декабря, 2021, 15:14
    Обновлено 15:14

Первый после Бога: кто помогает руководителям самых крупных компаний

Мария Чумак
Мария Чумак
Первый после Бога: кто помогает руководителям самых крупных компаний
Фото: pexels.com
Первый после Бога: кто помогает руководителям самых крупных компаний
Фото: pexels.com

В чем главная обязанность работника перед боссом? Думаете, вам известен правильный ответ?

Не торопитесь перечислять все то, что прописано в трудовом договоре. Если бы было так просто, ни знал бы мир ни увольнений, ни банальной кадровой текучки.

Все потому, что только профессионалам известна древняя истина: подчиненный должен снять тяжесть с души начальника.

Ну, и обязательную программу никто не отменял.

Специалистов, которые верно понимают свою задачу – единицы. Поэтому среди сильных мира сего они – нарасхват.

Ведь не будешь же доверять свои пароли, деньги и жизнь кому попало!

Паулиина Грёнхольм (Pauliina Grönholm) из популярного финского издания Helsingin Sanomat решила выяснить, как живется тем, чьей работой является успех и хорошее настроение шефа, а также полный порядок в его повседневных делах.

— Профессиональные помощники руководителей крупных компаний — настоящие ассы в деле организации и дисциплины, – пишет автор материала. – Некоторыми лайфхаками и их практики не грех воспользоваться и простым смертным.

Если вы захотите связаться с Харри Оянперяя (Harri Ojanperää) — руководителем Финской кооперативной организации розничной торговли и туризма SOK, то вряд ли у вас это получится. Звонить ему – трата времени. Те, кто в теме, знают – звонить надо не ему. Звонки — это к его ассистенту, Элине Хуса (Elina Husa).

Хуса — не просто личный помощник Оянперяя, она — ассистент правления организации. В ее обязанности входит подготовка совещаний и ведение корреспонденции, контроль за состоянием офисной техники и бронь мест для проведения встреч, а также – организация деловых поездок.

Она составляет отчеты по путевым издержкам и осуществляет проверку всех чеков за сделанные покупки.

Хуса также пристально следит за тем, чтобы правление занималось рассмотрением всех необходимых вопросов в нужное время. Она же ответственна за то, чтобы все решения руководства доходили до всех сотрудников организации.

— Мне эта роль очень нравится, хоть и приходится по факту следить за работой всей фирмы, — рассказывает сама Хуса.

Также она занимает пост председателя финского подразделения Международной организации ассистентов International Management Assistant и следит за развитием сферы.

Хуса трудится помощником руководителя уже 10 лет. В самой в компании она числится с 1999 года. Раньше она работала с клиентами отелей и занимала ведущие роли.

В финских предприятиях своя специфическая иерархия – там задачи помощников касаются — в первую очередь — рабочей жизни.

— Все личные вопросы мой начальник обычно решает сам, — поясняет Хуса.

В других странах все может быть несколько иначе. Хуса также сталкивалась с разными задачами.

— Я тоже какое-то время была помощником руководителя, прибывшего из-за границы, — рассказывает она. – О, да – в тот раз я и правда забирала его одежду из прачечной, а потом занималась его переездом! Если такие задачи возникают сейчас, я никогда не отказываюсь.

Впервые с подобными вопросами Хуса столкнулась в гостиничном бизнесе.

— Нужно было помогать гостям решать какие-то личные вопросы, — вспоминает она. – Да и сами руководители нуждаются в помощи. Если в организации назначают кого-то из другой страны, он должен как можно быстрее начать решать конкретные задачи. Ему надо максимально сосредоточиться на работе, а не заниматься второстепенными вещами. Вот тут я и могу помочь.

Автор пишет, что сейчас многие считают, будто бы должности помощников, секретарей или ассистентов утрачивают популярность.

Так, согласно барометру финского министерства экономического развития и занятости, тех же секретарей слишком много.

Хуса не может согласиться с этими наблюдениями.

— Например, в LinkedIn ищут помощников и помощников руководителей постоянно, — говорит она.

В начале своей карьеры Анника Карьялайнен (Annika Karjalainen) занимала должность под названием first impression manager. Она должна была отвечать за организацию встреч — встречать бизнес-партнеров.

Сейчас Карьялайнен трудится в консалтинговой компании KPMG в качестве личного помощника и помощника команды.

— Личными вопросами в этой компании и в моей нынешней роли я не занимаюсь, — рассказала она. – Да, в начале своей карьеры я покупала продукты в Хельсинки для специалистов, которые приехали с визитом в Леви. Такие задачи сейчас в фирмах почти не ставятся.

По ее словам, ассистенты в любой компании наделены определенной властью. Ведь именно они и решают, каким образом они сообщат руководителю ту или иную новость.

— Начальников, которым мы помогаем, воспринимаем больше, как партнеров, нежели как вышестоящих руководителей, — пояснила она.

Что касается сути своей работы, то Элина Хуса считает, что помощник руководителя — тот, кто создает самые комфортные условия для работы.

— Да, руководитель говорит последнее слово, и так — во многих вопросах, — говорит Хуса. — А такие, как мы, обрабатываем информацию, успокаиваем. Мы — слушаем, стараемся понять.

Иногда у помощника и начальника бывает очень много совместных задач. Когда Йорма Оллила (Jorma Ollila) был генеральным директором Nokia, он взял себе на работу сразу двоих помощников: первый приходил рано утром, в то время как второй работал допоздна.

Что касается вопросов инициативы, то тут тоже все довольно просто:

— Хороший помощник не ждет, когда ему выдадут очередное задание, он опережает развитие событий на шаг вперед, — говорит Карьялайнен. – Лично для меня было бы очень плохим сигналом, если бы мне в принципе о чем-то напоминали.

Но такой формат работы делает из секретарей невидимок.

Все помощники, которые побеседовали с Helsingin Sanomat, сказали, что начальники, конечно, отмечают всю проделанную ими работу. Но… Роль ассистентов в фирме, как правило, замечают лишь тогда, когда они не работают.

Что касается самого важного качестве для ассистента, то таковым специалисты называют лояльность.

 — Это также и преданность, — говорит Марианна Лейско (Marianna Leisko). — Преданность не только руководителю, но и ценностям всей организации. Задача помощника — быть позади руководителя, которому он помогает, и всячески поддерживать его в самых разных рабочих ситуациях.

Лейско трудится ассистентом около 20 лет. Ни разу ее карьера не складывалась таким образом, чтобы при взаимодействии с руководителем не появлялось чувства доверия.

— Руководители – ведь тоже люди, — рассуждает она. – И, если у меня есть проблемы, я тут же задумываюсь, смогу ли продолжить работать с таким начальником.

Помощники руководителей часто поддерживают связь друг с другом. Карьялайнен рассказала, что при организации встречи часто общается с помощником другого руководителя:

— Вот поэтому компетентность ассистента может быть невероятно полезным ресурсом для всей компании, — говорит Карьялайнен.

Также опрошенные специалисты поделились с изданием, как сделать рабочий день любого руководителя проще и продуктивней.

Пять советов по организации работы

  • Сосредоточься на деле, которым занят

Если составляете какой-то документ, думайте только об этом. Если вас кто-то отвлекает, попросите его подождать.

  • В вашем ежедневнике должны быть «окна»

Хуса и Лейско составляют своим руководителям список задач на весь рабочий день, но каждую неделю оставляют в нем специальные «окошки» для обдумывания рабочих задач и пауз.

От них нельзя отказываться. Разве только в экстренных ситуациях.

  • Самые важные задачи — в приоритет

Лейско записывает все в собственный черный блокнот. Она зовет его в шутку Библией. Хуса говорит, что использует разные списки, у которых есть цветовые коды — это помогает сразу разделять задачи по степени важности.

  • Контроль потока информации

Хуса сортирует все письма на важные и менее важные:

— Я не отвечаю на все письма сразу, — рассказала она. – Я стараюсь разобраться, на что необходимо отреагировать сразу, а что вполне способно подождать.

  • Все на свете не умеет никто

-Знать все на свете, как и уметь не может никто, — пояснила Лейско. – Но я могу знать того, кто знает и умеет. У кого можно попросить помощи.

В России же пока не могут определиться с более приземленной повесткой. Так, каждый 5-й россиянин стесняется на работе ходить в туалет.

Подписывайтесь на LIVE24.RU в Google News, Яндекс.Новости и на наш канал в Яндекс.Дзен, следите за главными новостями России и Мира в telegram-канале LIVE24.RU.


Поделитесь новостью:
  • Запись о регистрации СМИ:
    ЭЛ № ФС 77 - 74986 выдано Роскомнадзором 19.02.2019 г.
  • Запись о регистрации информационного агентства:
    ИА № ФС 77 - 74985 выдано Роскомнадзором 19.02.2019г.
  • Учредитель:
    ООО «ЛАЙВ24», ИНН 4632247680
  • Главный редактор:
    Новиков Михаил Владимирович
  • Адрес электронной почты редакции:
    info@live24.ru
  • Телефон редакции:
    +7 (4712) 55-10-24
В сетевом издании LIVE24 размещены материалы информационного агентства LIVE24.
Некоторые материалы содержат стоковые изображения от Depositphotos, Pixabay, АГН Москва
18

В России признаны экстремистскими и запрещены организации «Национал-большевистская партия», «Свидетели Иеговы», «Армия воли народа»,«Русский общенациональный союз», «Движение против нелегальной иммиграции», «Правый сектор», УНА-УНСО, УПА, «Тризуб им. Степана Бандеры»,«Мизантропик дивижн», «Меджлис крымскотатарского народа», движение «Артподготовка», общероссийская политическая партия «Воля», АУЕ. Признаны террористическими и запрещены: «Движение Талибан», «Имарат Кавказ», «Исламское государство» (ИГ, ИГИЛ), Джебхад-ан-Нусра, «АУМ Синрике», «Братья-мусульмане», «Аль-Каида в странах исламского Магриба».

Организации, СМИ и физические лица, признанные в России иностранными агентами: "Голос Америки" "Idel.Реалии" "Фактограф" "Север.Реалии" Общество с ограниченной ответственностью "Радио Свободная Европа/Радио Свобода" Чешское информационное агентство "MEDIUM-ORIENT" Пономарев Лев Александрович Савицкая Людмила Алексеевна Маркелов Сергей Евгеньевич Камалягин Денис Николаевич Апахончич Дарья Александровна «Medusa Project» Общество с ограниченной ответственностью «Первое антикоррупционное СМИ» «VTimes.io» Баданин Роман Сергеевич Гликин Максим Александрович Маняхин Петр Борисович Ярош Юлия Петровна Чуракова Ольга Владимировна Железнова Мария Михайловна Лукьянова Юлия Сергеевна Маетная Елизавета Витальевна «The Insider» Рубин Михаил Аркадьевич Гройсман Софья Романовна Рождественский Илья Дмитриевич Апухтина Юлия Владимировна Постернак Алексей Евгеньевич Общество с ограниченной ответственностью Телеканал Дождь Петров Степан Юрьевич Юридическое лицо Istories fonds Шмагун Олеся Валентиновна Мароховская Алеся Алексеевна Долинина Ирина Николаевна Шлейнов Роман Юрьевич Анин Роман Александрович Великовский Дмитрий Александрович Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир 2021» Общество с ограниченной ответственностью «Ромашки монолит» Общество с ограниченной ответственностью «Главный редактор 2021» Общество с ограниченной ответственностью «Вега 2021» Общество с ограниченной ответственностью «Важные иноагенты» Каткова Вероника Вячеславовна Карезина Инна Павловна Кузьмина Людмила Гавриловна Костылева Полина Владимировна Лютов Александр Иванович Жилкин Владимир Владимирович Жилинский Владимир Александрович Тихонов Михаил Сергеевич Пискунов Сергей Евгеньевич Ковин Виталий Сергеевич Кильтау Екатерина Викторовна Любарев Аркадий Ефимович Гурман Юрий Альбертович Грезев Александр Викторович Важенков Артем Валерьевич Иванова София Юрьевна Пигалкин Илья Валерьевич Петров Алексей Викторович Егоров Владимир Владимирович Гусев Андрей Юрьевич Смирнов Сергей Сергеевич Верзилов Петр Юрьевич Общество с ограниченной ответственностью «ЗП» Общество с ограниченной ответственностью «Зона права» Общество с ограниченной ответственностью «ЖУРНАЛИСТ-ИНОСТРАННЫЙ АГЕНТ» Вольтская Татьяна Анатольевна Клепиковская Екатерина Дмитриевна Сотников Даниил Владимирович Захаров Андрей Вячеславович Симонов Евгений Алексеевич Сурначева Елизавета Дмитриевна Соловьева Елена Анатольевна Арапова Галина Юрьевна Перл Роман Александрович Общество с ограниченной ответственностью «МЕМО» Американская компания «Mason G.E.S. Anonymous Foundation» (США) Компания «Stichting Bellingcat» Автономная некоммерческая организация по защите прав человека и информированию населения «Якутия – Наше Мнение» Общество с ограниченной ответственностью «Москоу диджитал медиа» Акционерное общество «РС-Балт», Левада-Центр


© ООО ЛАЙВ24.
Наверх