Все потому, что только профессионалам известна древняя истина: подчиненный должен снять тяжесть с души начальника.
Ну, и обязательную программу никто не отменял.
Специалистов, которые верно понимают свою задачу – единицы. Поэтому среди сильных мира сего они – нарасхват.
Ведь не будешь же доверять свои пароли, деньги и жизнь кому попало!
Паулиина Грёнхольм (Pauliina Grönholm) из популярного финского издания Helsingin Sanomat решила выяснить, как живется тем, чьей работой является успех и хорошее настроение шефа, а также полный порядок в его повседневных делах.
– Профессиональные помощники руководителей крупных компаний — настоящие ассы в деле организации и дисциплины, – пишет автор материала. – Некоторыми лайфхаками и их практики не грех воспользоваться и простым смертным.
Если вы захотите связаться с Харри Оянперяя (Harri Ojanperää) – руководителем Финской кооперативной организации розничной торговли и туризма SOK, то вряд ли у вас это получится. Звонить ему – трата времени. Те, кто в теме, знают – звонить надо не ему. Звонки – это к его ассистенту, Элине Хуса (Elina Husa).
Хуса — не просто личный помощник Оянперяя, она – ассистент правления организации. В ее обязанности входит подготовка совещаний и ведение корреспонденции, контроль за состоянием офисной техники и бронь мест для проведения встреч, а также – организация деловых поездок.
Она составляет отчеты по путевым издержкам и осуществляет проверку всех чеков за сделанные покупки.
Хуса также пристально следит за тем, чтобы правление занималось рассмотрением всех необходимых вопросов в нужное время. Она же ответственна за то, чтобы все решения руководства доходили до всех сотрудников организации.
– Мне эта роль очень нравится, хоть и приходится по факту следить за работой всей фирмы, — рассказывает сама Хуса.
Также она занимает пост председателя финского подразделения Международной организации ассистентов International Management Assistant и следит за развитием сферы.
Хуса трудится помощником руководителя уже 10 лет. В самой в компании она числится с 1999 года. Раньше она работала с клиентами отелей и занимала ведущие роли.
В финских предприятиях своя специфическая иерархия – там задачи помощников касаются – в первую очередь – рабочей жизни.
– Все личные вопросы мой начальник обычно решает сам, – поясняет Хуса.
В других странах все может быть несколько иначе. Хуса также сталкивалась с разными задачами.
– Я тоже какое-то время была помощником руководителя, прибывшего из-за границы, – рассказывает она. – О, да – в тот раз я и правда забирала его одежду из прачечной, а потом занималась его переездом! Если такие задачи возникают сейчас, я никогда не отказываюсь.
Впервые с подобными вопросами Хуса столкнулась в гостиничном бизнесе.
– Нужно было помогать гостям решать какие-то личные вопросы, – вспоминает она. – Да и сами руководители нуждаются в помощи. Если в организации назначают кого-то из другой страны, он должен как можно быстрее начать решать конкретные задачи. Ему надо максимально сосредоточиться на работе, а не заниматься второстепенными вещами. Вот тут я и могу помочь.
Автор пишет, что сейчас многие считают, будто бы должности помощников, секретарей или ассистентов утрачивают популярность.
Так, согласно барометру финского министерства экономического развития и занятости, тех же секретарей слишком много.
Хуса не может согласиться с этими наблюдениями.
– Например, в LinkedIn ищут помощников и помощников руководителей постоянно, – говорит она.
В начале своей карьеры Анника Карьялайнен (Annika Karjalainen) занимала должность под названием first impression manager. Она должна была отвечать за организацию встреч – встречать бизнес-партнеров.
Сейчас Карьялайнен трудится в консалтинговой компании KPMG в качестве личного помощника и помощника команды.
– Личными вопросами в этой компании и в моей нынешней роли я не занимаюсь, – рассказала она. – Да, в начале своей карьеры я покупала продукты в Хельсинки для специалистов, которые приехали с визитом в Леви. Такие задачи сейчас в фирмах почти не ставятся.
По ее словам, ассистенты в любой компании наделены определенной властью. Ведь именно они и решают, каким образом они сообщат руководителю ту или иную новость.
– Начальников, которым мы помогаем, воспринимаем больше, как партнеров, нежели как вышестоящих руководителей, – пояснила она.
Что касается сути своей работы, то Элина Хуса считает, что помощник руководителя – тот, кто создает самые комфортные условия для работы.
– Да, руководитель говорит последнее слово, и так – во многих вопросах, — говорит Хуса. — А такие, как мы, обрабатываем информацию, успокаиваем. Мы – слушаем, стараемся понять.
Иногда у помощника и начальника бывает очень много совместных задач. Когда Йорма Оллила (Jorma Ollila) был генеральным директором Nokia, он взял себе на работу сразу двоих помощников: первый приходил рано утром, в то время как второй работал допоздна.
Что касается вопросов инициативы, то тут тоже все довольно просто:
– Хороший помощник не ждет, когда ему выдадут очередное задание, он опережает развитие событий на шаг вперед, – говорит Карьялайнен. – Лично для меня было бы очень плохим сигналом, если бы мне в принципе о чем-то напоминали.
Но такой формат работы делает из секретарей невидимок.
Все помощники, которые побеседовали с Helsingin Sanomat, сказали, что начальники, конечно, отмечают всю проделанную ими работу. Но… Роль ассистентов в фирме, как правило, замечают лишь тогда, когда они не работают.
Что касается самого важного качестве для ассистента, то таковым специалисты называют лояльность.
– Это также и преданность, – говорит Марианна Лейско (Marianna Leisko). – Преданность не только руководителю, но и ценностям всей организации. Задача помощника — быть позади руководителя, которому он помогает, и всячески поддерживать его в самых разных рабочих ситуациях.
Лейско трудится ассистентом около 20 лет. Ни разу ее карьера не складывалась таким образом, чтобы при взаимодействии с руководителем не появлялось чувства доверия.
– Руководители – ведь тоже люди, – рассуждает она. – И, если у меня есть проблемы, я тут же задумываюсь, смогу ли продолжить работать с таким начальником.
Помощники руководителей часто поддерживают связь друг с другом. Карьялайнен рассказала, что при организации встречи часто общается с помощником другого руководителя:
– Вот поэтому компетентность ассистента может быть невероятно полезным ресурсом для всей компании, — говорит Карьялайнен.
Также опрошенные специалисты поделились с изданием, как сделать рабочий день любого руководителя проще и продуктивней.
Пять советов по организации работы
- Сосредоточься на деле, которым занят
Если составляете какой-то документ, думайте только об этом. Если вас кто-то отвлекает, попросите его подождать.
- В вашем ежедневнике должны быть «окна»
Хуса и Лейско составляют своим руководителям список задач на весь рабочий день, но каждую неделю оставляют в нем специальные «окошки» для обдумывания рабочих задач и пауз.
От них нельзя отказываться. Разве только в экстренных ситуациях.
- Самые важные задачи – в приоритет
Лейско записывает все в собственный черный блокнот. Она зовет его в шутку Библией. Хуса говорит, что использует разные списки, у которых есть цветовые коды — это помогает сразу разделять задачи по степени важности.
- Контроль потока информации
Хуса сортирует все письма на важные и менее важные:
– Я не отвечаю на все письма сразу, – рассказала она. – Я стараюсь разобраться, на что необходимо отреагировать сразу, а что вполне способно подождать.
- Все на свете не умеет никто
-Знать все на свете, как и уметь не может никто, – пояснила Лейско. – Но я могу знать того, кто знает и умеет. У кого можно попросить помощи.
В России же пока не могут определиться с более приземленной повесткой. Так, каждый 5-й россиянин стесняется на работе ходить в туалет.
